Сервис обратного звонка RedConnect
Скачать презентацию
Договориться о встрече
Написать руководителю
Pozitiv-IT - Автоматизация бизнеса в любой точке РОССИИ
Телефоны офисов
заказать звонок
Москва
+7 (495) 771-71-02
Санкт-Петербург
+7 (812) 703-77-02
Калуга
+7 (960) 521-27-30
Другие регионы
+7 (495) 771-71-02

Оптимизация

Обследование и оптимизация бизнес-процессов.
Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании

   Стоимость оптимизации*

    *цены указаны без НДС подробнее

удаленно

от 1 490 руб./час

в вашем офисе

от 1 990 руб./час

 

Диагностика системы управления компанией

Обзор типичных проблем в системе управления компанией

Проведение диагностики системы управления: анкетные опросы, проведение интервью, сбор и анализ документов, наблюдения за исполнением процесса.

Описание бизнес-процессов с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций.

Бизнес-процесс

Бизнес-процесс (БП) включает в себя взаимосвязанные действия, которые реализуют одну (или несколько) из бизнес-целей компании в единой информационной системе.

Бизнес-процесс - это

  • процесс из последовательности операций на предприятии, которые направлены на преобразование неких входных информационно-материальных потоков с целью получения результатов, представляющих ценность для клиента;
  • процесс создания добавленной стоимости продукции, удовлетворяющей при этом потребностям клиента;
  • совокупность взаимосвязанных функций, которые имеют один или более входов и выходов и завершаются созданием продукта, необходимого клиенту;
  • упорядоченный процесс преобразования множества входов во множество выходов, который реализует бизнес-функцию предприятия;
  • набор последовательных действий, которые приводят к решению определенной предпринимательской задачи.

Таким образом, определения дают нам понимание о трех характеристиках бизнес-процесса

  • Стоимость - она стремится к минимальной величине;
  • Длительность - она стремится к максимальной скорости реализации бизнес-процесса;
  • Степень удовлетворённости клиента (качество продукта).

Бизнес-процессы, согласно одной из наиболее распространенных классификаций, разделяются на основные и вспомогательные (поддерживающие). Основные бизнес-процессы создают основной поток доходов компании и служат основой бизнеса, а вспомогательные процессы, в свою очередь, обслуживают основные. В качестве примера основного бизнес-процесса можно привести продажи и производство, а в качестве поддерживающего - сдача помещений в аренду, услуги по бухгалтерскому учету.

Каждый бизнес-процесс имеет владельца, который наделяется соответствующими правами, а также поставщика, предоставляющего ресурсы для бизнес-процесса, и потребителя, получающего выходную продукцию бизнес-процесса. При этом и поставщик, и потребитель могут быть как внешними по отношению к организации, так и внутренними.

Для повышения эффективности деятельности компании периодически проводится оптимизация бизнес-процессов, и однократно - реинжиниринг бизнес-процессов. Данные мероприятия преследуют цель сокращения затрат и времени на получение результата, представляющего ценность для клиента, т.е. улучшения трех основных характеристик бизнес-процесса, указанных выше.

Понятие бизнес-процесса является центральным в рамках процессного подхода к управлению, который приобретает все большую популярность в последнее время. Это совокупность бизнес-процессов, которые определяют суть деятельности компании. Процессный подход нацелен на повышение гибкости бизнеса, сокращение времени реакции на изменения рынка и внешней среды, улучшение результатов деятельности предприятия. Данный подход рассматривает организацию как систему взаимосвязанных процессов и при грамотном применении предоставляет компании неоценимые преимущества, такие как возможность повышения прозрачности структуры организации, выделения зон ответственности и создания системы мотивации сотрудников.

Модель бизнес-процесса - шаблон, на основании которого в системе создаются бизнес-процессы. Включает в себя

  • Схему бизнес-процесса;
  • Перечень используемых реквизитов;
  • Привязку реквизитов к точкам бизнес-процесса, алгоритмы их расчета и заполнения;
  • Владельца процесса (должностное лицо компании, наделенное правами и полномочиями, имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес-процессе, несет ответственность за бизнес-процесс во всех его аспектах - планирование, обеспечение, управление и улучшение процесса) и исполнителей задач;
  • Плановые сроки выполнения задач

Модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы

  • какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
  • в какой последовательности выполняются эти процедуры;
  • какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
  • кто выполняет процедуры процесса;
  • какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
  • какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
  • какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
  • какая документация/условия регламентирует выполнение этапов процесса;
  • какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.

Описание бизнес-процесса - текстовое, табличное или графическое представление схемы бизнес-процесса.

Процедура описания бизнес-процесса включает

  • описание окружения бизнес-процесса (первичные и вторичные входы и выходы, внутренние и внешние поставщики и контрагенты);
  • описание структуры бизнес-процесса:
  •  - обозначение взаимодействующих подразделений;
  •  - определение содержания каждой операции;
  •  - распределение обязанностей между сотрудниками;
  •  - обозначение сроков выполнения задач.
  • определение входящей и исходящей документации, а также всего документооборота по процессу.

Описание бизнес-процессов, как правило, проводится бизнес-аналитиками компании и служит начальным этапом моделирования и оптимизации бизнес-процессов. В этом смысле, в силу особенностей человеческого мышления, наиболее эффективным подходом к описанию бизнес-процесса признается именно графическое представление (с его появлением текстовое и табличное - наиболее ранние способы - отошли на второй план и сейчас практически не используются).

Моделирование бизнес-процессов

Это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, позволяющее определить, как компания работает в целом и как организована деятельность на каждом рабочем месте.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов - фундаментальное переосмысление и радикальное переконструирование бизнес-процессов для достижения максимального эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности.

Реинжиниринг бизнес-процессов может потребоваться новой компании или же действующей, в том случае, если она находится в кризисном состоянии или же на рынке произошли существенные изменения, возросла конкуренция, и требуется резко улучшить показатели или перестроиться под сложившуюся конъюнктуру.

Реинжиниринг бизнес-процессов начинается с определения приоритетных (или ключевых) бизнес-процессов для эффективной работы компании. Далее происходит анализ и оценка их оптимальности по таким параметрам, как затраты, качество, скорость, информация, принятие решений и т.п. Промежуточным результатом реинжиниринга является документ, в котором отражается построение оптимальной модели выполнения процессов.

Одной из основных и наиболее сложных задач здесь является выделение критериев качества конечного и промежуточных результатов и нормативов выполнения. Несмотря на это, существует ряд методик выделения параметров и их критериев.

В результате реинжиниринга бизнес-процессов определяются более эффективные технологии и оптимальная система мотиваций.

Понятие «реинжиниринг бизнес-процессов» лежит на стыке менеджмента и информационных технологий, поэтому требуется создание специальных инструментальных средств поддержки. Как правило, реинжиниринг сопровождается внедрением новой информационной системы как средства закрепления обновленных бизнес-процессов на предприятии. Соответственно, с реинжинирингом бизнес-процессов параллельно происходит переработка форм - носителей информации о ходе и результатах выполнения отдельных операций. Также, для закрепления функций и областей ответственности, необходима разработка должностных инструкций для сотрудников компании. При этом в новых условиях может потребоваться обучение и переподготовка специалистов.

Одной из особенностей реинжиниринга бизнес-процессов является то, что в его результате сотрудники (исполнители бизнес-процессов) наделяются возможностью самостоятельно принимать решения. Это повышает эффективность их работы, а также работы предприятия в целом, поскольку при этом уменьшается количество проверок, согласований с руководством и т.п. Кроме того, устраняется излишняя централизация, то есть задачи выполняются в том подразделении, где это наиболее целесообразно.

Реинжиниринг является радикальным средством обновления, он происходит однократно, охватывает широкую область деятельности предприятия, занимает длительное время и сопровождается высокими рисками. Для более безболезненного улучшения обычно применяется оптимизация бизнес-процессов.

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов - совершенствование существующих бизнес-процессов организации, которое происходит путем избавления от явных недостатков, таких как информационные петли, дублирование функций, лишний документооборот и т.п. Оптимизация бизнес-процессов оформляется соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами.

Оптимизация бизнес-процессов применяется в тех случаях, когда предприятию необходимо улучшить свою работу: снизить затраты, сократить производственный цикл, повысить уровень продаж, уменьшить количество управленческих ошибок, принять неотложные меры по выходу из кризиса и т.п. Оптимизации, как правило, подлежат ключевые бизнес-процессы, т.к. оптимизация именно этих процессов дает наибольший эффект.

Оптимизации противопоставляют реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов, как описано выше, направлен на революционное изменение процессов организации, который происходит однократно и выполняется совместно с внедрением новой информационной системы на предприятии. Его целью является резкое улучшение ключевых показателей деятельности компании. Оптимизация бизнес-процессов, в свою очередь, выполняется непрерывно и охватывает, как правило, узкую область на уровне функций. Она характеризуется более умеренными рисками и требует гораздо меньшего времени для проведения. Кроме того, реинжиниринг бизнес-процессов, в отличие от оптимизации, не рассматривает существующий процесс как начальную точку. Таким образом, оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов различаются как по объему работ и скорости получения результата, так и по охвату бизнес-процессов и самой сути.

При оптимизации бизнес-процессов зачастую происходит изменение организационной структуры предприятия, т.к. в результате работы по оптимизации процессов происходит перераспределение функций подразделений. Появляется необходимость в новых подразделениях или в отказе от каких-то старых, в изменении подчиненности, должностных обязанностей и т.д. Таким образом, в результате оптимизации бизнес-процессов улучшается взаимодействие между подразделениями и повышается эффективность деятельности и конкурентоспособность компании.

Как правило, оптимизация бизнес-процессов протекает следующим образом. Прежде всего, фиксируются четкие и однозначные описания существующих бизнес-процессов компании в виде «как есть», то есть модель существующего состояния организации. Затем анализируются конкретные задачи исследуемых процессов, за которые отвечает определенные исполнители, и оценивается оптимальность выполняемых последними действий. После выявления недостатков на этой стадии осуществляется переход к анализу оптимальности всего бизнес-процесса или группы бизнес-процессов. На следующем этапе разрабатываются предложения по исправлению обнаруженных недостатков, и строится модель «как должно быть». Завершается оптимизация оценкой возможных ухудшений от проведенных изменений, ведь не следует забывать о том, что устранение дефектов по одному критерию бизнес-процесса может привести к их появлению по другому критерию. Нужно уметь выявлять такие последствия и уметь оценивать их преимущества и недостатки. Не стоит упускать из внимания и человеческий фактор: поскольку оптимизация бизнес-процессов так или иначе влечет за собой усиление контроля исполнителей, это может вызвать сопротивление со стороны сотрудников. Подобные последствия также следует предусмотреть.

Для того чтобы оптимизация бизнес-процессов принесла ожидаемый результат, обновленные бизнес-процессы необходимо закрепить не только в регламентных документах предприятия (положениях и приказах), но и в управленческой информационной системе.